Κατανοώντας την άνοδο της εξ αποστάσεως εργασίας

Η εξέλιξη του χώρου εργασίας

Η παγκοσμιοποίηση και οι τεχνολογικές εξελίξεις έχουν αλλάξει ριζικά τον κόσμο γύρω μας. Μαζί με τις συνέπειες της πανδημίας COVID-19, έχει παρατηρηθεί μια αυξανόμενη τάση προς την απομακρυσμένη και υβριδική εργασία, σύμφωνα με το centuroglobal.com. Πολλοί εργαζόμενοι έχουν βρει άνεση στο να εργάζονται από το σπίτι τους ή ακόμα και να συνδυάζουν τις διακοπές τους με την εργασία (Workation). Αν και μεγάλες εταιρείες όπως η Google, η OpenAI και η Zoom επιστρέφουν στα μοντέλα παραδοσιακής εργασίας από το γραφείο και άλλες πειραματίζονται με την τετραήμερη εβδομάδα εργασίας, συνεχίζουν να υπάρχουν εξελίξεις. Παρόλα αυτά, η επιθυμία για απομακρυσμένη εργασία παραμένει ισχυρή.

Ακολουθεί γράφημα με την άνοδο της εξ αποστάσεως εργασίας τα τελευταία χρόνια:

Τι να λάβετε υπόψη πριν μιλήσετε στον προϊστάμενό σας

Αντιμετώπιση των ανησυχιών του

Είναι φυσικό ο εργοδότης σας να έχει κάποιες αμφιβολίες, κυρίως σχετικά με την παραγωγικότητα. Είναι καλό να είστε προετοιμασμένοι να απαντήσετε σε ερωτήματα που ίσως προκύψουν και να προλάβετε τις ανησυχίες του. Θα είστε πιο παραγωγικοί αν δεν χρειάζεται να ξοδεύετε χρόνο στις μετακινήσεις προς το γραφείο; Σκεφτείτε εκ των προτέρων τι μπορεί να ανησυχήσει το αφεντικό σας και εξηγήστε με λογικά επιχειρήματα για ποιον λόγο η εξ αποστάσεως εργασία μπορεί να είναι επωφελής.

Η έρευνα είναι ένας κρίσιμος παράγοντας για την επιτυχίας σας. Ερευνήστε όλους τους τρόπους με τους οποίους η εφαρμογή της απομακρυσμένης εργασίας έχει ωφελήσει τον τομέα στον οποίο εργάζεστε. Παρουσιάστε δεδομένα, όπως η αυξημένη παραγωγικότητα και η μείωση του λειτουργικού κόστους. Έχοντας στα χέρια σας αξιόπιστα στοιχεία για να υποστηρίξετε το επιχείρημά σας, θα γίνετε πιο πειστικοί για το αίτημά σας.

Πώς να παρουσιάσετε το αίτημά σας;

Παρουσιάστε την αξία σας

Όπως και σε μια αξιολόγηση απόδοσης, τονίστε τα επιτεύγματά σας. Τονίστε πώς η απομακρυσμένη εργασία θα μπορούσε να τα ενισχύσει περαιτέρω. Μην ξεχάσετε να επισημάνετε τις ικανότητες οργάνωσης και διαχείρισης του χρόνου σας, συμβάλλοντας περαιτέρω στο επιχείρημα ότι η παραγωγικότητά σας δεν θα μειωθεί κατά την εξ αποστάσεως εργασία.

Δώστε έμφαση στην αποτελεσματική επικοινωνία

Μην ξεχάσετε να τονίσετε ότι ο τρόπος που επικοινωνείτε με τους συναδέλφους σας δεν θα επηρεαστεί όταν μεταβείτε στην εξ αποστάσεως εργασία. Παρουσιάστε τα εργαλεία επικοινωνίας που χρησιμοποιείτε, όπως το Zoom και το Slack, και διαβεβαιώστε τον εργοδότη σας ότι η συνεργασία στην ομάδα θα παραμείνει εξίσου ισχυρή. Αυτή η προσέγγιση θα ενισχύσει το επιχείρημά σας ότι η συνεισφορά σας στην ομάδα δεν θα μειωθεί.

Η ύπαρξη των κατάλληλων εργαλείων είναι ζωτικής σημασίας. Είναι σημαντικό να διαθέτετε τον απαραίτητο εξοπλισμό για να κάνετε τη δουλειά σας από το σπίτι σας. Διαθέτετε έναν υπολογιστή; Διαθέτετε γραφείο ή τραπέζι που να σας επιτρέπει να εκτελείτε άνετα τα καθήκοντά σας; Επιβεβαιώσετε στο αφεντικό σας ότι είστε εξοπλισμένοι με την απαραίτητη τεχνολογία και το απαραίτητο περιβάλλον για να διατηρήσετε, ή ακόμα και να αυξήσετε, την αποδοτικότητά σας εξ αποστάσεως.

Προτεινόμενα μέτρα δράσης

Ξεκινήστε με μια δοκιμαστική περίοδο

Απαλλάξτε τον εργοδότη σας από τον φόβο μιας μακροχρόνιας δέσμευσης, προτείνοντας μια δοκιμαστική περίοδο. Έτσι, υπάρχει χαμηλότερο ρίσκο, ενώ ταυτόχρονα έχετε την ευκαιρία να αποδείξετε ότι η προθυμία σας να δουλέψετε απομακρυσμένα μπορεί στην πραγματικότητα να φέρει μεγαλύτερη αποδοτικότητα. Αν η δοκιμαστική περίοδος φέρει θετικά αποτελέσματα, θα ενισχυθεί η εμπιστοσύνη του εργοδότη προς εσάς, αυξάνοντας την πιθανότητα η απομακρυσμένη εργασία να εφαρμοστεί σε κανονικά πλαίσια. Επίσης, καλό είναι να αναφέρετε τυχόν προηγούμενη εμπειρία που έχετε με την απομακρυσμένη εργασία, τα αποτελέσματά της και τα επιπλέον οφέλη που μπορεί να προσφέρει.

Αυτή η συζήτηση προϋποθέτει να επιχειρηματολογείτε με απόλυτο σεβασμό και επαγγελματισμό. Μια επίσημη συζήτηση δημιουργεί το κατάλληλο κλίμα για να ακουστεί η άποψή σας. Να είστε ανοιχτοί στην ανατροφοδότηση που μπορεί να σας δώσει ο εργοδότης σας. Με σεβασμό και επαγγελματισμό, μπορείτε να πετύχετε πολλά.

Επιδείξτε την επιθυμία ευελιξίας και προσαρμοστικότητάς σας

Το κλειδί είναι ο συμβιβασμός. Είτε πρόκειται για ένα υβριδικό μοντέλο εργασίας, είτε για περιοδικές επισκέψεις στο γραφείο, δείξτε την προσαρμοστικότητά σας και τη δέσμευσή σας στην ομάδα. Επίσης, να είστε προετοιμασμένοι να επιδείξετε υπομονή, καθώς οι νέες πολιτικές για τις διευθετήσεις εργασίας συχνά χρειάζονται χρόνο για να εγκριθούν επίσημα.

Εθιμοτυπία μετά τη συζήτηση

Μετά τη συζήτησή σας, είναι σημαντικό να στείλετε ένα προσεκτικά διατυπωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον υπεύθυνο με τον οποίο μιλήσατε. Αυτό υποδεικνύει τον επαγγελματισμό και την προθυμία σας να προχωρήσετε στα επόμενα βήματα. Παράλληλα, ενισχύει την ατμόσφαιρα συνεργασίας και δημιουργεί μια θετική εικόνα για το αίτημά σας.

Στη σύγχρονη ψηφιακή εποχή, η υιοθέτηση της απομακρυσμένης εργασίας είναι κάτι περισσότερο από προσωπική επιλογή – είναι μια στρατηγική απόφαση που ευθυγραμμίζεται με τις παγκόσμιες τάσεις, εξασφαλίζοντας τη συνέχεια της επιχείρησης και την ικανοποίηση των εργαζομένων. Καθώς προχωράτε σε αυτή τη διαδικασία διαπραγμάτευσης, είναι σημαντικό διαθέτετε δεδομένα, υπομονή και μια ξεκάθαρη στρατηγική.

Γιατί χρειαζόμαστε καλύτερη τεχνολογία

Υπάρχουν πολλά οφέλη από την υβριδική εργασία. Έρευνα της Global Workplace Analytics, που συζητήθηκε στη μελέτη CFO του 2022 της IWG, δείχνει ότι ένας τυπικός εργοδότης μπορεί να εξοικονομήσει περίπου 11.000 $ ετησίως για κάθε άτομο που εργάζεται εξ αποστάσεως το μισό χρόνο. 

Καθώς οι επιχειρήσεις θεσπίζουν μακροπρόθεσμες υβριδικές εργασιακές πολιτικές, η τεχνολογία είναι το κλειδί για τη διατήρηση των εργαζομένων με κίνητρα, την παραγωγικότητα και την ανάπτυξη σε ένα αβέβαιο οικονομικό περιβάλλον.

Ωστόσο, σύμφωνα με μια πρόσφατη έρευνα, το 93% των ερωτηθέντων πιστεύουν ότι οι οργανισμοί τους θα μπορούσαν να βελτιώσουν την εμπειρία στο γραφείο. Η έρευνα, όπως τονίστηκε στο Harvard Business Review, ανέδειξε ότι ακόμη και με τα οφέλη της υβριδικής εργασίας, όπως η αυξημένη παραγωγικότητα και η ευελιξία, το 35% των υβριδικών εργαζομένων αγωνίζονται προκειμένου να παραμείνουν συνδεδεμένοι με τους συναδέλφους τους ενώ το 29% εξ αυτών αναφέρει ότι χρειάζονται σε πολλές περιπτώσεις μέρες προκειμένου να λάβουν σημαντικές πληροφορίες ώστε να προχωρήσουν με την δουλειά τους.

Υβριδική τεχνολογία, παρόν και μέλλον

Η εφαρμογή νέας τεχνολογίας ξεκινά με την κατανόηση του πώς λειτουργούν τα πράγματα και γι’ αυτό, στην πρόβλεψη τάσεων του 2023 της IWG , ο Διευθύνων Σύμβουλος Mark Dixon εφιστά την προσοχή στον ρόλο της ανάλυσης δεδομένων και της τεχνητής νοημοσύνης στην υβριδική εργασία αναφέροντας ότι: «Οι εταιρείες συλλέγουν πληροφορίες από πολλαπλές πηγές, όπως η παραγωγικότητα των εργαζομένων και τα περιβαλλοντικά δεδομένα, τα οποία περιλαμβάνουν τη θερμότητα, τον θόρυβο, την υγρασία και τη χρήση ενέργειας για να διαμορφώσουν το γραφείο του μέλλοντος, ελαχιστοποιώντας παράλληλα τις περιβαλλοντικές επιπτώσεις».

Συνδεσιμότητα και «έξυπνη» τεχνολογία

Τέτοιες ιδέες γίνονται δυνατές από το «Internet of Things», το οποίο είναι ζωτικής σημασίας για τη διαμόρφωση ευέλικτων χώρων γραφείων. Όπως επισημαίνει το IoT Business, επιτρέπει την έξυπνη τεχνολογία, όπως η παρακολούθηση της πληρότητας της αίθουσας συσκέψεων και του γραφείου σε πραγματικό χρόνο και η παρακολούθηση του εσωτερικού αέρα, η οποία μπορεί να βοηθήσει στην πρόληψη της υπνηλίας και του πονοκέφαλου των εργαζομένων.

Εν τω μεταξύ, η ενσωμάτωση των ψηφιακών διδύμων με το Enterprise Metaverse επιτρέπει στους απομακρυσμένους εργαζόμενους να έχουν πρόσβαση σε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο για τα φυσικά περιουσιακά στοιχεία, ενισχύοντας τη συνεργασία και βελτιώνοντας την αποτελεσματικότητα σε ένα υβριδικό εργασιακό περιβάλλον.

Εάν οι πελάτες σας έχουν τμήματα σε διαφορετικές τοποθεσίες, η σύνδεση δεδομένων και διαδικασιών μπορεί να είναι δύσκολη, αλλά εκεί μπορεί να βοηθήσει το λογισμικό προγραμματισμού πόρων επιχειρήσεων (ERP) το οποίο ενσωματώνει επιχειρηματικές διαδικασίες σε διάφορα μέρη της επιχείρησης, παρέχοντας δεδομένα σε πραγματικό χρόνο που επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να βελτιστοποιούν τις λειτουργίες τους και τη λήψη αποφάσεων και να διαχειρίζονται αποτελεσματικά τους πόρους.

Εκτός από τη δυνατότητα απομακρυσμένης πρόσβασης στα δεδομένα, το λογισμικό ERP βελτιστοποιεί επίσης την ροή της εργασίας – κάτι στο οποίο παίζει επίσης μεγάλο ρόλο η τεχνητή νοημοσύνη. Οι βοηθοί συσκέψεων AI, όπως το OtterPilot, κάνουν τις εικονικές συναντήσεις πιο αποτελεσματικές κρατώντας σημειώσεις και διανέμοντας μια παρουσίαση που περιέχει μια περίληψη της συνάντησης, βασικά σημεία δεδομένων και στοιχεία δράσης σε όλους τους συμμετέχοντες.

Είναι επίσης η τεχνητή νοημοσύνη που βρίσκεται πίσω από το λογισμικό ακύρωσης θορύβου όπως το Krisp, το οποίο μπορεί να «βελτιώσει την ποιότητα των κλήσεων στο Zoom, στο Teams και σε άλλες υπηρεσίες» – ένας βασικός τρόπος μείωσης αυτού που έχει γίνει γνωστό ως «zoom fatigue», κατά το οποίο ο εγκέφαλός μας εξαντλείται από την υπερδιέγερση.

Ακόμη και το αυτοκίνητο δεν ξεφεύγει από μια υβριδική μεταμόρφωση, με τα νέα μοντέλα να βελτιστοποιούνται με τεχνητή νοημοσύνη που βοηθά στη διευκόλυνση πιο ευέλικτων τρόπων εργασίας. Τον Φεβρουάριο, η Mercedes ανακοίνωσε μια συνεργασία με τη Cisco που σημαίνει ότι «τα νέα οχήματα Mercedes-Benz E Class θα είναι εξοπλισμένα με Webex Meetings and Calling και θα χρησιμοποιούν τις δυνατότητες ήχου Webex AI για μεγαλύτερη ευελιξία για το υβριδικό εργατικό δυναμικό».

Όλες αυτές οι τεχνολογικές καινοτομίες και οι αποτελεσματικές υβριδικές λύσεις γραφείου όχι μόνο αυξάνουν την παραγωγικότητα και τα κέρδη, αλλά ωφελούν τους ανθρώπους και τον πλανήτη.