Πρόκειται για υπηρεσία η οποία διατίθεται μέσω του docs.gov.gr, για την «ψηφιακή βεβαίωση εγγράφου» και την «ψηφιακή βεβαίωση ιδιωτικού συμφωνητικού», διευκολύνοντας όσους πολίτες χρειάζονται να αποστείλουν στο εξωτερικό έγγραφο με βεβαιωμένη την υπογραφή τους. Η πλατφόρμα υλοποιήθηκε από το από το Εθνικό Δίκτυο Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας (ΕΔΥΤΕ ΑΕ – GRNET), εποπτευόμενο φορέα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

Η διαδικασία έκδοσης του εγγράφου είναι ιδιαίτερα απλή. Αρχικά, για την ταυτοποίησή του ο πολίτης ακολουθεί τα ίδια βήματα με εκείνα που απαιτούνται για τη συμπλήρωση Εξουσιοδότησης ή Υπεύθυνης Δήλωσης, δηλαδή αυθεντικοποιείται:

• είτε μέσω των κωδικών Taxisnet, εφόσον ο πολίτης έχει επιβεβαιωμένο αριθμό κινητού τηλεφώνου,
• είτε με τους κωδικούς web banking (Εθνική Τράπεζα της Ελλάδος, Τράπεζα Πειραιώς, Alpha Bank, Eurobank, Attica Bank, Παγκρήτια Τράπεζα, Τράπεζα Ηπείρου, Συνεταιριστική Τράπεζα Καρδίτσας, Τράπεζα Κεντρικής Μακεδονίας, Τράπεζα Χανίων ή Ταμείο Παρακαταθηκών και Δανείων).

Στη συνέχεια, ο πολίτης αναρτά σε μορφή .pdf το έγγραφο στο οποίο θέλει να βεβαιώσει την υπογραφή του. Στο σημείο αυτό καλείται να δηλώσει αν επιθυμεί τη βεβαίωση στα ελληνικά ή στα αγγλικά, επιλέγοντας το αντίστοιχο πεδίο. Το ονοματεπώνυμο και το πατρώνυμο με λατινικούς χαρακτήρες αντλούνται αυτόματα, όπως αναγράφονται στην αστυνομική ταυτότητα. Για περιπτώσεις ευθυγράμμισης με άλλα ταξιδιωτικά έγγραφα, δίνεται η δυνατότητα στον πολίτη να τροποποιήσει τα στοιχεία αυτά (πχ γυναίκες που εμφανίζονται ως PAPADOPOULOU μπορούν να το τροποποιήσουν σε PAPADOPOULOS). Ωστόσο, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι η συγκεκριμένη δυνατότητα δεν θα χρησιμοποιηθεί παραπλανητικά, η βεβαίωση υπογραφής στα αγγλικά περιλαμβάνει τα στοιχεία όπως είναι καταχωρημένα στο ταυτοποιητικό έγγραφο.

Η διαδικασία ολοκληρώνεται μόλις συμπληρώσει τον κωδικό μιας χρήσης (OTP – One Time Password), ο οποίος αποστέλλεται στον αριθμό κινητού τηλεφώνου που έχει δηλώσει ο πολίτης. Αμέσως μετά, το έγγραφο καταχωρίζεται στη θυρίδα του πολίτη στο my.gov.gr και είναι διαθέσιμο για αποθήκευση, εκτύπωση ή αποστολή σε φορέα του Δημοσίου.

Στο τέλος κάθε σελίδας αναγράφονται ο μοναδικός κωδικός και ο κωδικός QR του εγγράφου, ώστε να ελέγχεται εύκολα ως προς την εγκυρότητά του. Μάλιστα, για την επαλήθευση αγγλόφωνων βεβαιώσεων, το docs.gov.gr/validate εμφανίζει τα αποτελέσματα και στις δύο γλώσσες, ενισχύοντας την ασφάλεια των συναλλαγών και την αξιοπιστία των εγγράφων.

Υπενθυμίζεται ότι το docs.gov.gr τέθηκε σε λειτουργία τον Νοέμβριο του 2021, ολοκληρώνοντας πλήρως την ψηφιοποίηση των υπηρεσιών που σχετίζονται με το γνήσιο της υπογραφής για το σύνολο των ιδιωτικών εγγράφων που συντάσσουν πολίτες και επιχειρήσεις. Μέχρι σήμερα μέσω του docs.gov.gr έχουν πραγματοποιηθεί περισσότερες από 325.000 βεβαιώσεις γνησίου υπογραφής.