Η ψηφιοποίηση των φορολογικών ελέγχων περνά σε επόμενη φάση. Το myDATA 2 δεν περιορίζεται πλέον στην ηλεκτρονική καταγραφή τιμολογίων και φορολογικών στοιχείων, αλλά επεκτείνει σημαντικά τη δυνατότητα της ΑΑΔΕ να παρακολουθεί τη διακίνηση των αποθεμάτων.

Για χιλιάδες επιχειρήσεις αυτό σημαίνει ότι η φορολογική διοίκηση θα μπορεί να έχει πολύ πληρέστερη εικόνα για την πορεία ενός προϊόντος: από τη φόρτωση και τη μεταφορά μέχρι την παραλαβή του και τον ποσοτικό ή ποιοτικό έλεγχο.

Πρόκειται για μία από τις μεγαλύτερες αλλαγές που φέρνει η συνεχιζόμενη ψηφιοποίηση των φορολογικών διαδικασιών και η οποία αναμένεται να επηρεάσει κυρίως επιχειρήσεις που διαθέτουν αποθέματα και πραγματοποιούν συστηματικές διακινήσεις προϊόντων.

Η ημερομηνία-κλειδί της 12ης Οκτωβρίου

Το σημαντικότερο ορόσημο για τις επιχειρήσεις είναι η 12η Οκτωβρίου 2026.

Από την ημερομηνία αυτή καθίσταται υποχρεωτική η διαβίβαση των δεδομένων που αφορούν τις διαδικασίες φόρτωσης, μεταφόρτωσης και παραλαβής, στο πλαίσιο της ψηφιακής παρακολούθησης και ιχνηλασιμότητας των αποθεμάτων.

Στο ίδιο σύστημα εντάσσονται και τα δεδομένα του ποσοτικού και ποιοτικού ελέγχου των αποθεμάτων.

Μέχρι την έναρξη της σχετικής υποχρέωσης, οι επιχειρήσεις έχουν τη δυνατότητα να διαβιβάζουν προαιρετικά τα συγκεκριμένα δεδομένα, ώστε να προσαρμόσουν εγκαίρως τα πληροφοριακά τους συστήματα και τις εσωτερικές διαδικασίες τους.

Από το τιμολόγιο στην πραγματική διαδρομή του προϊόντος

Η μεγάλη αλλαγή βρίσκεται στη φιλοσοφία του συστήματος.

Μέχρι σήμερα το βάρος του myDATA βρισκόταν κυρίως στη διαβίβαση των φορολογικών παραστατικών. Με τη νέα φάση, η ψηφιακή εικόνα της συναλλαγής γίνεται σημαντικά αναλυτικότερη.

Το σύστημα μπορεί πλέον να συνδέει περισσότερα στάδια της πραγματικής διακίνησης των αγαθών με τα αντίστοιχα ψηφιακά παραστατικά.

Στη νέα έκδοση έχουν προστεθεί, μεταξύ άλλων, νέοι τύποι παραστατικών διακίνησης, δυνατότητες αντίστροφης διακίνησης, ακύρωσης συγκεκριμένων παραστατικών και ειδικές λειτουργίες που αφορούν τη διαχείριση της μεταφοράς.

Έτσι, το ψηφιακό δελτίο αποστολής εξελίσσεται σταδιακά από ένα ηλεκτρονικό φορολογικό στοιχείο σε ένα εργαλείο ιχνηλασιμότητας των εμπορευμάτων.

Τι θα γνωρίζει πλέον η ΑΑΔΕ

Το νέο περιβάλλον επιτρέπει στη φορολογική διοίκηση να σχηματίζει πολύ πληρέστερη εικόνα μιας εμπορικής συναλλαγής.

Στην πράξη, τα ψηφιακά δεδομένα μπορούν να αποτυπώνουν τι προϊόν ξεκίνησε από μια επιχείρηση, πότε πραγματοποιήθηκε η διακίνηση, τη διαδικασία μεταφοράς και τι τελικά παρέλαβε η άλλη πλευρά.

Ιδιαίτερα σημαντική είναι η δυνατότητα καταγραφής της παραλαβής και του ποσοτικού και ποιοτικού ελέγχου.

Αυτό δημιουργεί έναν πολύ ισχυρότερο μηχανισμό διασταύρωσης μεταξύ παραστατικού, αποθέματος, μεταφοράς και τελικής παραλαβής.

Οι διασταυρώσεις γίνονται πολύ ισχυρότερες

Εδώ βρίσκεται και η μεγάλη φορολογική διάσταση του myDATA 2.

Όσο περισσότερα στάδια μιας συναλλαγής αποκτούν ψηφιακό αποτύπωμα τόσο ευκολότερα μπορούν να πραγματοποιούνται αυτοματοποιημένες διασταυρώσεις.

Για παράδειγμα, μπορεί να εντοπίζεται ευκολότερα μια ασυμφωνία μεταξύ της ποσότητας που εμφανίζεται ότι έφυγε από μια επιχείρηση και εκείνης που καταγράφηκε κατά την παραλαβή.

Αντίστοιχα, η σύνδεση των δεδομένων της διακίνησης με τα φορολογικά παραστατικά περιορίζει τα περιθώρια για εμπορεύματα που κινούνται χωρίς την αντίστοιχη φορολογική απεικόνιση.

Το myDATA εντάσσεται έτσι στον ευρύτερο σχεδιασμό της ΑΑΔΕ για την αντιμετώπιση της φοροδιαφυγής μέσω μαζικών ηλεκτρονικών διασταυρώσεων και αξιοποίησης των δεδομένων που συγκεντρώνονται από διαφορετικές ψηφιακές πηγές.

ERP και λογιστικά συστήματα στο επίκεντρο

Για τις επιχειρήσεις, όμως, το νέο σύστημα δημιουργεί και σημαντικές τεχνικές απαιτήσεις.

Τα ERP, τα λογιστικά προγράμματα και οι Πάροχοι Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης πρέπει να είναι συμβατά με τις νέες τεχνικές προδιαγραφές της ΑΑΔΕ και να μπορούν να ανταλλάσσουν σωστά τα απαιτούμενα δεδομένα.

Η ΑΑΔΕ έχει ήδη δημοσιεύσει νέες τεχνικές προδιαγραφές για τις διεπαφές REST API που χρησιμοποιούνται τόσο από τα ERP όσο και από τους Παρόχους Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης και τα συστήματα ψηφιακής διακίνησης αγαθών.

Για μικρότερες επιχειρήσεις υπάρχουν παράλληλα τα εργαλεία timologio και myDATAapp της ΑΑΔΕ.

Επομένως, η προσαρμογή δεν αφορά μόνο το λογιστήριο. Σε αρκετές επιχειρήσεις θα απαιτηθεί συντονισμός μεταξύ λογιστή, μηχανογράφησης, αποθήκης και υπευθύνων logistics.

Τι πρέπει να ελέγξουν τώρα οι επιχειρήσεις

Με την 12η Οκτωβρίου να πλησιάζει, οι επιχειρήσεις που πραγματοποιούν διακινήσεις αποθεμάτων πρέπει να εξετάσουν εγκαίρως εάν τα συστήματά τους υποστηρίζουν τις νέες απαιτήσεις.

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται στην έκδοση και διαβίβαση των ψηφιακών παραστατικών, στην καταγραφή της φόρτωσης και της μεταφόρτωσης, στη διαδικασία παραλαβής και στην επικοινωνία του ERP με το myDATA.

Δεν πρόκειται συνεπώς μόνο για μια φορολογική αλλαγή. Αφορά και την καθημερινή λειτουργία της αποθήκης και της εφοδιαστικής αλυσίδας.

Για επιχειρήσεις με μεγάλο όγκο αποθεμάτων και πολλές καθημερινές αποστολές, μια αστοχία στη μηχανογράφηση μπορεί να μετατραπεί σε πραγματικό λειτουργικό πρόβλημα.

Και νέα αλλαγή από την 1η Ιανουαρίου 2027

Η μετάβαση δεν ολοκληρώνεται τον Οκτώβριο.

Από την 1η Ιανουαρίου 2027 προβλέπεται η εφαρμογή της Ενιαίας Κωδικοποίησης Ειδών, σύμφωνα με τη Συνδυασμένη Ονοματολογία (TARIC).

Η εξέλιξη αυτή δείχνει την κατεύθυνση προς την οποία κινείται συνολικά η φορολογική διοίκηση: περισσότερα δομημένα δεδομένα, μεγαλύτερη αυτοματοποίηση και δυνατότητα σύνδεσης διαφορετικών πληροφοριών γύρω από την ίδια εμπορική συναλλαγή.

Για τις επιχειρήσεις, το μήνυμα είναι σαφές. Το myDATA εξελίσσεται από σύστημα ηλεκτρονικών βιβλίων σε μια πολύ ευρύτερη ψηφιακή υποδομή παρακολούθησης της οικονομικής δραστηριότητας.

Και από τις 12 Οκτωβρίου, η διαδρομή των αποθεμάτων μπαίνει ακόμη πιο έντονα στο ψηφιακό «ραντάρ» της ΑΑΔΕ.