Μια από τις σημαντικότερες παρεμβάσεις εκσυγχρονισμού της Δημόσιας Διοίκησης βρίσκεται σε πλήρη εξέλιξη, καθώς το υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης προχωρά στη συστηματική ψηφιοποίηση του αρχειακού υλικού του κράτους. Το έργο χρηματοδοτείται από το Εθνικό Σχέδιο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας «Ελλάδα 2.0» και έχει στόχο να μετατρέψει έναν τεράστιο όγκο έγχαρτων αρχείων — περισσότερες από 1,2 δισεκατομμύρια σελίδες — σε προσβάσιμα, ταξινομημένα και λειτουργικά ψηφιακά δεδομένα.
Πρόκειται για μια διαδικασία άνευ προηγουμένου για τα ελληνικά δεδομένα, που συνοδεύεται από τη δημιουργία νέων, ενιαίων πληροφοριακών συστημάτων ικανών να φιλοξενήσουν, να οργανώσουν και να διασυνδέσουν τους ψηφιοποιημένους φακέλους.
Με την ολοκλήρωση του έργου, κεντρικοί τομείς του κράτους — Δικαιοσύνη, Υγεία, Υποδομές, Κτηματολόγιο, Μετανάστευση, Ναυτιλία — θα αποκτήσουν αρχεία τακτοποιημένα με ενιαία πρότυπα και προσβάσιμα από κεντρικά πληροφοριακά συστήματα. Για πρώτη φορά, κρίσιμες υπηρεσίες θα μπορούν να αντλούν, να ανακτούν και να αξιοποιούν δεδομένα με συνέπεια και ταχύτητα.
Ο υπουργός Ψηφιακής Διακυβέρνησης, Δημήτρης Παπαστεργίου, επισημαίνει στο ΑΠΕ-ΜΠΕ:
«Υλοποιούμε το μεγαλύτερο έργο ψηφιοποίησης που έχει πραγματοποιηθεί στη χώρα. Με 590 εκατ. ευρώ από το Ταμείο Ανάκαμψης και 161 εκατ. από εθνικούς πόρους, προχωρούμε στη συνολική αναβάθμιση των αρχείων του Δημοσίου».
Η κεντρική στόχευση είναι διπλή: αφενός η διαφύλαξη του διοικητικού και ιστορικού πλούτου της χώρας και αφετέρου η δημιουργία ενός θεμελίου πάνω στο οποίο θα αναπτυχθούν πιο αποδοτικές και διαφανείς δημόσιες υπηρεσίες.
Τα οφέλη για τη Δημόσια Διοίκηση
Η μεταφορά των εγγράφων σε ενιαίο ψηφιακό περιβάλλον θα επιτρέψει στη Δημόσια Διοίκηση να επεξεργάζεται και να αξιοποιεί με εντελώς νέο τρόπο την πληροφορία που διαθέτει. Η πρόσβαση στα αρχεία θα γίνεται γρηγορότερα, χωρίς χρονοβόρες εσωτερικές αναζητήσεις, ενώ η διαχείριση των υποθέσεων θα επιταχυνθεί σημαντικά.
Η ψηφιοποίηση αναμένεται να συμβάλει σε μεγάλη εξοικονόμηση πόρων, να μειώσει τη γραφειοκρατία και να ενισχύσει τη συνολική αποτελεσματικότητα του κράτους. Παράλληλα, η διαφάνεια θα ενισχυθεί, καθώς τα ψηφιακά αρχεία θα τεκμηριώνουν πλήρως κάθε διοικητική πράξη και διαδικασία.
Ένα κράτος πιο κοντά στον πολίτη
Για τον πολίτη, οι αλλαγές θα είναι εμφανείς και πολυδιάστατες. Δικαιολογητικά που μέχρι σήμερα χρειαζόταν εβδομάδες για να εντοπιστούν — συχνά αναζητώντας τα σε υπόγεια, ξεχασμένα αρχειοφυλάκια και διάσπαρτες υπηρεσίες — θα είναι πλέον διαθέσιμα με λίγα βήματα.
Η αναζήτηση εγγράφων θα γίνεται ταχύτερα, με μεγαλύτερη ακρίβεια και με σαφή μηχανισμό ιχνηλάτησης. Η εμπειρία του πολίτη θα αλλάξει ριζικά, καθώς η ανάγκη φυσικής παρουσίας, πολλαπλών αιτημάτων και διαδοχικών επισκέψεων στις υπηρεσίες θα περιοριστεί δραστικά.
Η προστασία του διοικητικού και ιστορικού υλικού αποτελεί έναν από τους σημαντικότερους λόγους υλοποίησης του έργου. Αρχεία δεκαετιών, συχνά αποθηκευμένα σε ακατάλληλες συνθήκες, βρίσκονται σε φθορά ή κινδυνεύουν με οριστική απώλεια. Η ψηφιοποίησή τους λειτουργεί ως ασπίδα για τη «θεσμική μνήμη» του ελληνικού κράτους, διασφαλίζοντας ότι πολύτιμα έγγραφα θα διατηρηθούν ακέραια και θα είναι διαθέσιμα ακόμη και στο μακρινό μέλλον.
Οι ψηφιακές μορφές θα επιτρέψουν καλύτερη ταξινόμηση, ακριβέστερη αναζήτηση και απρόσκοπτη πρόσβαση για ερευνητές, δημόσιους λειτουργούς και πολίτες.
Δεδομένα που ανοίγουν νέους δρόμους
Η ψηφιακή ανασύνταξη των αρχείων δεν στοχεύει μόνο στην τεχνολογική αναβάθμιση, αλλά και στη δημιουργία ενός ενιαίου και αξιόπιστου πυρήνα δεδομένων. Με ενιαίες δομές, καθαρή πληροφορία και διαλειτουργικά συστήματα, το κράτος θα μπορεί να χρησιμοποιεί τα δεδομένα του για καλύτερο σχεδιασμό πολιτικών.
Η δυνατότητα διασύνδεσης διαφορετικών υπηρεσιών θα επιτρέψει γρήγορες διαδικασίες σε τομείς όπως η Δικαιοσύνη, η Υγεία, η μεταναστευτική πολιτική και η διαχείριση της δημόσιας γης. Όταν ο δημόσιος υπάλληλος έχει στη διάθεσή του αξιόπιστη πληροφορία σε πραγματικό χρόνο, οι διαδικασίες επιταχύνονται και οι αποφάσεις γίνονται περισσότερο τεκμηριωμένες.
Σύμφωνα με το υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης, η συγκρότηση ενός τέτοιου ψηφιακού αποθέματος δεδομένων αποτελεί και προϋπόθεση για την ανάπτυξη σύγχρονων εφαρμογών Τεχνητής Νοημοσύνης. Με σταθερά, καθαρά δεδομένα, η Δημόσια Διοίκηση θα μπορεί να αξιοποιήσει τεχνολογίες αιχμής για πρόβλεψη, αυτοματοποίηση και ευφυείς υπηρεσίες.
Το έργο υλοποιείται σε συνεργασία με τα υπουργεία Παιδείας, Υγείας, Υποδομών και Μεταφορών, Δικαιοσύνης, Μετανάστευσης και Ασύλου, Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής. Ο συνολικός προϋπολογισμός φτάνει τα 590 εκατ. ευρώ από το Ταμείο Ανάκαμψης, ενώ το ΦΠΑ ύψους 161 εκατ. ευρώ καλύπτεται από εθνικούς πόρους.
Τι περιλαμβάνει η δράση
–Ψηφιοποίηση Αρχείων Δεδομένων του υπουργείου Δικαιοσύνης με φορέα υλοποίησης την Κοινωνία της Πληροφορίας ΜΑΕ (ΚτΠ ΜΑΕ), σε 368 Δικαστήρια και Εισαγγελίες, 300 εκατ. σελίδες αρχείων, με προϋπολογισμό 78 εκατ. ευρώ
-Ψηφιοποίηση Αρχείων του Δημόσιου Συστήματος Υγείας με φορέα υλοποίησης την Κοινωνία της Πληροφορίας ΜΑΕ (ΚτΠ ΜΑΕ), σε 127 Νοσοκομεία, 190 εκατ. σελίδες φακέλων νοσηλείας, με προϋπολογισμό 95 εκατ. ευρώ
Ψηφιοποίηση και Ανάπτυξη Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος για τη διαχείριση, διατήρηση, διάθεση και ανάδειξη των αρχείων που φυλάσσονται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους με φορέα υλοποίησης την Κοινωνία της Πληροφορίας ΜΑΕ (ΚτΠ ΜΑΕ), 55 εκατ. σελίδες ιστορικών, διοικητικών και πολιτιστικών αρχείων του Κράτους, με προϋπολογισμό 24 εκατ. ευρώ
-Ψηφιοποίηση των αρχείων του συστήματος Μετανάστευσης και Ασύλου. Εκσυγχρονισμός συστήματος διαχείρισης φακέλων Πολιτών Τρίτων Χωρών, 80 εκατ. σελίδες, με προϋπολογισμό 22 εκατ. ευρώ
-Σχεδιασμός, υλοποίηση και θέση σε λειτουργία Ολοκληρωμένου Γεωγραφικού Πληροφοριακού Συστήματος Ενιαίου Ψηφιακού Χάρτη Απαλλοτριώσεων και Διεκδικήσεων της χώρας – e-apallotriosis, 4 εκατ. Σελίδες, με προϋπολογισμό 19 εκατ. ευρώ
-Ψηφιοποίηση Αρχείων Πολεοδομικής Πληροφορίας με φορέα υλοποίησης το Τεχνικό Επιμελητήριο Ελλάδος (ΤΕΕ), σε 240 Πολεοδομικά Γραφεία, 3,5 εκατ. οικοδομικές άδειες που περιλαμβάνουν 44 εκατ. σχέδια και ενσωμάτωση τους στον Ενιαίο Ψηφιακό Χάρτη, με προϋπολογισμό 112 εκατ. ευρώ
-Ψηφιοποίηση Αρχείου Υποθηκοφυλακείων για το Εθνικό Κτηματολόγιο, σε 390 Υποθηκοφυλακεία, 600 εκατ. σελίδες τίτλων ιδιοκτησίας και εγγράφων, με προϋπολογισμό 198 εκατ. ευρώ. Επιπλέον περιλαμβάνεται υποέργο με στόχο τις Βελτιωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Κτηματολογίου. Αφορά ένα σύνολο δράσεων για την αναβάθμιση των ψηφιακών υποδομών του Ελληνικού Κτηματολογίου με προϋπολογισμό 12 εκατ. ευρώ.
-Ψηφιοποίηση Αρχείου Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής (Υ.ΝΑ.Ν.Π) με φορέα υλοποίησης την Κοινωνία της Πληροφορίας ΜΑΕ (ΚτΠ ΜΑΕ)
-Εκσυγχρονισμός ναυτιλιακών διαδικασιών και υπηρεσιών, 7 εκατ. σελίδες αρχείων, με προϋπολογισμό 4 εκατ. Ευρώ
Επίσης, μέσω της Δράσης χρηματοδοτούνται και τα ακόλουθα 2 υποστηρικτικά έργα:
- Ασφαλής αποθήκευση φυσικών αρχείων του δημόσιου και «ευρύτερου» δημόσιου τομέα με φορέα υλοποίησης την Κοινωνία της Πληροφορίας ΜΑΕ (ΚτΠ ΜΑΕ),
- Στόχος η ασφαλής και αποτελεσματική διαχείριση (π.χ. μεταφορά, καταγραφή, αρχειοθέτηση, ασφαλή φύλαξη) αρχείων των δημόσιων φορέων, 1,4 εκατ. file-boxes, με προϋπολογισμό 32 εκατ. ευρώ
Υπηρεσία Προγραμματισμού Δορυφορικών Αποστολών Παρατήρησης Γης του Ελληνικού Κέντρου Διαστήματος (ΕΛΚΕΔ) - Ολοκληρωμένο σύστημα πρόσβασης σε δορυφορικά δεδομένα παρατήρησης της Γης και υποστήριξης διάφορων εφαρμογών του ευρύτερου Δημόσιου Τομέα, με προϋπολογισμό 2,6 εκατ. ευρώ.
Σε ποιο σημείο βρίσκεται σήμερα η ψηφιοποίηση
-Ψηφιοποίηση Αρχείων Δεδομένων του Υπουργείου Δικαιοσύνης: 167 εκατ σελίδες 55%
-Ψηφιοποίηση Αρχείων του Δημόσιου Συστήματος Υγείας: Σύνταξη Μελέτης Εφαρμογής – Πιλοτικές σαρώσεις σε 7 Νοσοκομεία της Αττικής
-Ψηφιοποίηση και Ανάπτυξη Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος για τη διαχείριση, διατήρηση, διάθεση και ανάδειξη των αρχείων που φυλάσσονται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους: 41,5 εκατ. σελίδες – 75%
-Ψηφιοποίηση των αρχείων του συστήματος Μετανάστευσης και Ασύλου: 70 εκατ. σελίδες 87%
-Σχεδιασμός, Υλοποίηση και θέση σε λειτουργία: Ολοκληρωμένου Γεωγραφικού Πληροφοριακού Συστήματος Ενιαίου ψηφιακού Χάρτη Απαλλοτριώσεων και Διεκδικήσεων της χώρας (e-apallotriosis): Σύνταξη Μελέτης Εφαρμογής
-Ψηφιοποίηση Αρχείων Πολεοδομικής Πληροφορίας: 28 εκατ. σελίδες – 65%
-Ψηφιοποίηση Αρχείου Υποθηκοφυλακείων για το Εθνικό Κτηματολόγιο: 504α εκατ. σελίδες – 84%
-Ψηφιοποίηση Αρχείου Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής (Υ.ΝΑ.Ν.Π): έχει ολοκληρωθεί
-Ασφαλής αποθήκευση φυσικών αρχείων του δημόσιου και «ευρύτερου» δημόσιου τομέα: έχει ολοκληρωθεί
Συνολικά μέχρι σήμερα έχουν ψηφιοποιηθεί 817,5 εκατ, που αντιστοιχεί στο 68% της συνολικής δράσης. Όλες οι σελίδες θα πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί έως το καλοκαίρι του 2026 που ολοκληρώνεται το πρόγραμμα του Ταμείου Ανάκαμψης
«Τα νούμερα είναι εντυπωσιακά. Περισσότερες από 1,2 δισ. σελίδες κρίσιμων τομέων συγκεντρώνονται, οργανώνονται και αποκτούν ενιαία, ψηφιακή μορφή. Έχουμε ήδη φτάσει στο 68% του στόχου, ψηφιοποιώντας 817,5 εκατ. σελίδες. Για πρώτη φορά, αρχεία της Δικαιοσύνης, της Υγείας, του Κτηματολογίου και των Πολεοδομιών γίνονται πραγματικά προσβάσιμα και αξιοποιήσιμα, μειώνοντας δραστικά τη γραφειοκρατία. Πολίτες και επιχειρήσεις θα μπορούν να βρίσκουν εύκολα και γρήγορα σε ψηφιακή μορφή τα αρχεία που τους αφορούν.
Παράλληλα, θα έχουμε τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσουμε τον τεράστιο πλούτο των δημόσιων αρχείων, υλικό που μέχρι σήμερα παρέμενε διάσπαρτο, συχνά σκονισμένο και αναξιοποίητο σε αποθήκες και υπόγεια. Με την ψηφιοποίηση δημιουργούμε ένα μεγάλο και πολύτιμο σύνολο δεδομένων, ικανό να στηρίξει την ανάπτυξη εφαρμογών Τεχνητής Νοημοσύνης και να βελτιώσει ουσιαστικά τον τρόπο με τον οποίο σχεδιάζουμε και υλοποιούμε δημόσιες πολιτικές. Είναι μια μεταρρύθμιση που κάνει το κράτος πιο γρήγορο, πιο αποδοτικό και πραγματικά σύγχρονο», κατέληξε ο υπουργός.