Με e-δικαιολογητικά πραγματοποιείται πλέον η διαδικασία εκκαθάρισης και πληρωμής των δαπανών των περισσότερων φορέων του Δημοσίου. Η Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (ΓΓΠΣΔΔ) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης σε συνεργασία με το Γενικό Λογιστήριο του Κράτους (ΓΛΚ) του Υπουργείου Οικονομικών, ανέπτυξε και έθεσε σε λειτουργία τη νέα εφαρμογή «Ηλεκτρονική Διακίνηση Δικαιολογητικών Δαπανών» (ΗΔΔ), με στόχο την επιτάχυνση των διαδικασιών πληρωμής των δαπανών των φορέων της Κεντρικής Κυβέρνησης και των Περιφερειακών Υπηρεσιών της.
Με την διαδικασία αυτή, όλα τα δικαιολογητικά της δαπάνης (τιμολόγια, συμβάσεις, προσφορές κ.λπ.) αποστέλλονται σε ηλεκτρονική μορφή και σε ενιαίο φάκελο για κάθε δαπάνη ξεχωριστά. Δημιουργείται, δηλαδή, από την κάθε αρμόδια Κεντρική ή Περιφερειακή Υπηρεσία ηλεκτρονικός φάκελος. Εκεί εισάγονται κι αποθηκεύονται σε ηλεκτρονική μορφή όλα τα προβλεπόμενα δικαιολογητικά, τα οποία φέρουν ψηφιακή υπογραφή ή είναι ψηφιοποιημένα έγγραφα που υπογράφονται ψηφιακά από τον πιστοποιημένο υπάλληλο/χρήστη του συστήματος.
Στη συνέχεια, ο φάκελος υποβάλλεται μέσω του νέου συστήματος ΗΔΔ στην αρμόδια Οικονομική Υπηρεσία προς έλεγχο, εκκαθάριση και πληρωμή της συγκεκριμένης δαπάνης, μέσω κατάλληλης διεπαφής που έχει αναπτυχθεί με το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Δημοσιονομικής Πολιτικής (Ο.Π.Σ.Δ.Π.).
Με τη λειτουργία του συστήματος επιτυγχάνεται μια σειρά από οφέλη:
· Επισπεύδονται οι πληρωμές του Δημοσίου.
· Αυτοματοποιείται και αναδιοργανώνεται ο τρόπος εργασίας των υπαλλήλων των Οικονομικών Υπηρεσιών κατά τον έλεγχο, εκκαθάριση και πληρωμή των δαπανών.
· Ενισχύεται η διαφάνεια στη Δημόσια Διοίκηση, καθώς για κάθε δαπάνη τηρείται ηλεκτρονικός φάκελος με όλα τα προβλεπόμενα δικαιολογητικά.
· Παρέχεται άμεση διαβαθμισμένη πρόσβαση στα δικαιολογητικά των δαπανών σε πιστοποιημένους χρήστες του Ελεγκτικού Συνεδρίου για την άσκηση των αρμοδιοτήτων τους.
Σε ετήσια βάση αναμένεται να δημιουργηθούν περίπου 240.000 φάκελοι δαπανών Κρατικού Προϋπολογισμού, με κάθε φάκελο να περιέχει από 8 έως 14 έγγραφα ή συνδέσμους (links) σε άλλα Πληροφορικά Συστήματα (Διαύγεια, ΕΣΗΔΗΣ) όπου είναι αποθηκευμένα τα έγγραφα.
Σημειώνεται ότι η σταδιακή εφαρμογή της «Ηλεκτρονικής Διακίνησης Δικαιολογητικών Δαπανών» έχει ξεκινήσει από την 1η Ιανουαρίου του 2021 και έως τον Ιανουάριο του 2022 αναμένεται να καλύψει το σύνολο των φορέων της Κεντρικής Διοίκησης.